XCount

Boekhoudprogramma XCount voor ShopFactory

XCount is een eenvoudig te gebruiken en complete oplossing voor het voeren van je financiële administratie. De koppeling tussen XCount en ShopFactory zorgt ervoor dat het overtypen van orders overbodig wordt, dit voorkomt fouten en bespaart een hoop tijd.

 

 

Speciale aktie: Ontvang nu het eerste jaar de boekhoudsoftware van XCount gratis en bespaar 360 euro.

 

In samenwerking met XCount kun je nu 1 jaar lang gratis gebruik maken van XCount boekhoudsoftware. Dit bespaart je 360 euro en daarnaast zul je een hoop tijd besparen door de perfecte koppeling tussen ShopFactory en XCount

De werking is eenvoudig, de ShopFactory orders worden opgehaald van uit je Total Care account, installatiekennis is niet nodig, je vult gewoon je Total Care gebruikersnaam en wachtwoord in en je kunt starten. Extra informatie over de werking van de zeer krachtige ordermanager vind je op hieronder.

1. Als eerste kies je of dat je de ShopFactory orders van uit Total Care als offerte, order of factuur wilt importeren in XCouNT.

1Met XCount kun je in principe een onbeperkt aantal webshops in een enkele administratie inlezen. Met dit keuzelijstje bepaal je welke shop je gaat controleren of instellen. 
2Met de knop Nieuw kun je een extra webshop toevoegen. 
3Met de knop Wijzig kun je achteraf de naam van de geselecteerde shop aanpassen. 
4Met de knop Verwijder wordt de geselecteerde webshop volledig uit de administratie verwijderd. Dit heeft geen invloed op de reeds ingelezen orders van die shop. 
5Hier vind je een lijst van grootboekkaarten die standaard is ingesteld (maar ook gewijzigd kan worden) waardoor je zonder enige boekhoudkennis toch alles wat aan orders wordt ingelezen op de juiste rekeningen in de administratie boekt. 
6Hier kies je de software van de geselecteerde webshop, vul de gebruikersnaam en toegangscode in. 
7Normaal gesproken zijn alle webshops gebaseerd op BTW hoog tarief. 
8Je kunt importeren naar Offertes, Orders of direct naar Facturen. Direct naar Facturen is wel de kortste weg, maar dan mis je de kracht van de OrderManager van XCount waarin je de status van elke order kunt bijhouden en controleren. 
9Dit vakje is slechts beschikbaar als geheugensteuntje en heeft verder geen functie. 
10Levert de webshop aan de consument dan zijn de prijzen incl btw (B2C) anders zonder btw (B2B). 
11Hier kun je bladeren naar de ShopFactory database. Het eigenlijke importeren gaat via Importeer Artikelen van ShopFactory database. 

 

2. Na het éénmalig instellen van de basisgegevens kun je met de order manager je bestellingen gaan inlezen

1Deze functie is het zelfde als in het menu Bestand.
 
2Als je met ShopFactory en Total Care (GlobeCharge) werkt, en je werkt daar ook nog eens de betalingen handmatig bij dan kan XCount deze betalingen overnemen zodat de Orders die op betaald zijn gezet direct in behandeling genomen worden. Wij raden je aan om te kiezen uit de XCount Manager of de Total Care Manager, want waarom zou je alles dubbel willen bijhouden? De XCount Manager is veel krachtiger en bespaart je veel werk en tijd.
3Met deze functie wordt voor elk Bankboek dat ingesteld is om afschriften in te lezen een Webrowser geopend. De URL's verwijzen naar de Login pagina's van de betreffende Bank, zodat je sneller kunt inloggen om de afschriften te downloaden.
 
4Heb je een afschrift van betalingen via Ogone dan kun je deze inlezen. Alle betaalde orders worden in behandeling genomen.
5Hiermee leest XCount meteen alle bankafschriften van de verschillende Banken in en zoekt naar betalingen die achteraf zijn gedaan. Alle betaalde orders worden in behandeling genomen.
6Alle Orders die in behandeling zijn genomen worden doorlopen. Zijn de artikelen op voorraad, dan worden de artikelen uit de voorraad gehaald en wordt de status op Verzenden gezet. Als Orders volledig uit voorraad leverbaar zijn, dan worden deze klaar gezet voor verzending. Als er artikelen besteld moeten worden dan worden deze automatisch in een Inkooporder geplaatst voor de desbetreffende leverancier.
7Toont alle nog niet verzonden Inkooporders. Met de rechtermuistoets kun je een order selecteren en verzenden per e-mail of afdrukken. Door deze actie wordt de status van alle Orders die op Te Bestellen staan overgezet naar de status Besteld.
8Deze functie toont alle Inkooporders die reeds verzonden of afgedrukt zijn. Je kunt dan met de rechtermuistoets aangeven of alle artikelen zijn geleverd, maar je kunt ook de binnengekomen aantallen handmatig opgeven. De geleverde artikelen worden direct in het artikelenbestand bijgeboekt. Nu kun je weer via punt 6 proberen bestaande orders uit te leveren met de nieuwe voorraad.
9Alle Pakbonnen automatisch aanmaken voor de Orders met status Afleveren.
10Alle Pakbonnen automatisch afdrukken zodat je de verzending gereed kunt maken door de orders te verzamelen.
11Alle Facturen automatisch aanmaken voor de Orders met status Afleveren.
12Alle Facturen automatisch afdrukken zodat je deze kunt verzenden.

 

 

Tijdens de import van de orders wordt gecontroleerd of de debiteur al aanwezig is. Zo ja dan gaat de import direct verder, zo nee dan verschijnt er een dialoog box en kun je het nieuwe adres eventueel muteren en aanmaken. Je kunt ook uit bestaande adressen kiezen. XCount geeft automatisch een lijstje van adressen die het meest overeenkomen, je kunt dan één van deze kiezen en eventueel muteren voor dat de order verwerkt wordt.

Tijdens de import wordt gecontroleerd of de artikelen uit de orders in XCount aanwezig zijn. Zo niet dan worden ze automatisch aangemaakt en aan de juiste grootboekrekening in XCount gekoppeld. (Dit gaat op basis van het BTW tarief)
8000 voor artikelen BTW Nul
8006 voor artikelen BTW Laag 6%
8019 voor aritkelen BTW Hoog 21%
Deze grootboekrekeningen kun je zelf instellen in XCount.
Alle artikelen met het zelfde artikelnummer binnen ShopFactory die al aanwezig zijn in XCount blijven aan de juiste grootboekrekening gekoppeld.

Als je geen artikelnummer gebruikt in ShopFactory dan gaan de boekingen automatisch in de juiste boekingsrichting!!

Als je met artikel opties werkt in ShopFactory dan zijn er diverse mogelijkheden.

1] Je verkoopt b.v. in de hoofdregel een printer en als optie een kabel, dit worden dan vanzelf twee orderregels in XCount

2] Je verkoopt b.v. een Big pen en als Optie heb je Groen of Zwart, de kleur wordt dan een tekstregel en een order regel in XCount, met de juiste prijzen en artikelnummer.

Verzendkosten worden als orderregel geboekt op de juiste grootboekrekening
8990 Verzendkosten BTW Nul
8991 Verzendkosten BTW Hoog 21%
Deze grootboekrekeningen kun je zelf instellen in XCount

Winkelkortingen worden als orderregel geboekt op de juiste grootboekrekening
8992 Winkel korting voor alle artikelen met BTW Nul
8993 Winkel korting voor alle artikelen met BTW Laag 6%
8994 Winkel korting voor alle aritkelen met BTW Hoog 21%
Deze grootboekrekeningen kun je zelf instellen in XCount

Betalingskorting of -toeslag wordt als orderregel geboekt op de juiste grootboekrekening
8995 Betalingstoeslag of -korting
Deze grootboekrekeningen kun je zelf instellen in XCount

Hieronder vind je de stappen die benodigd zijn om met XCount te kunnen werken in ShopFactory.


Stap 1 Total Care account openen

ShopFactory V9/10/11

Als je gebruik maakt van ShopFactory V9/10/11 met Total Care dan kun je deze stap overslaan omdat je al een account hebt waarmee je de koppeling kunt gebruiken. Als je de koopversie van ShopFactory V9/10 hebt heb je een Total Care Only account nodig om je orders in op te slaan.

ShopFactory 6, 7 en 8

Als je gebruik maakt van ShopFactory 6, 7 of 8 dan dien je eerst de software te upgraden naar ShopFactory 11 met Total Care of Total Care Only voordat je gebruik kunt maken van deze koppeling.


XCount aanvragen

XCount kun je het eerste jaar gratis gebruiken en je bespaart hiermee dus 360 euro aan kosten. Om een gratis XCount licentie aan te vragen kun je op onderstaand formulier invullen: