Webwinkel software voor MKB

Hoe je met moeilijke gesprekken kan omgaan als een pro

Als de eigenaar van een onderneming zal je onvermijdelijk moeilijke gesprekken moeten voeren. Zelfs als je een ZZP'er bent moet je omgaan met leveranciers, logistiek en klanten. Wanneer dingen lastig worden, is dit wat je moet doen.

Hoe je met moeilijke gesprekken kan omgaan als een pro

Velen zouden stellen dat een van de grootste aspecten van kleine ondernemingen is dat je iedereen kent waarmee je werkt. Je bent een netwerk, een soort van familie die alles van elkaar weet. Zelfs als je geen werknemers hebt, is de kans groot dat je meerdere keren met dezelfde mensen werkt. Misschien heeft dezelfde man je al jaren pakketten bezorgd.

Het is een ondersteuningssysteem waarmee je je comfortabel en gevalideerd kunt voelen. Maar als het misgaat, kan het moeilijk zijn om de problemen aan te pakken.

Als je problemen snel aanpakt, kan je voorkomen dat ze ernstiger worden. Ik ga je helpen met enkele eenvoudige richtlijnen die je moet volgen als het gaat om het hebben van die moeilijke gesprekken.

Zoek uit wat er precies mis is.

We zijn allemaal wel gevoelig voor een onderbuikgevoel, maar een 'onderbuikgevoel' geeft de persoon met wie je praat geen duidelijke antwoorden. Probeer precies te identificeren wat het probleem is.

In sommige gevallen kan een probleem erg voor de hand liggen. Als je een lokale service gebruikt om producten af ​​te drukken, hebben ze misschien de laatste paar bestellingen door elkaar gehaald. Maar andere problemen kunnen veel genuanceerder zijn. Als je bijvoorbeeld een kantoor deelt met iemand anders, kunnen zelfs kleinere dingen zoals hun rookgewoonten een probleem worden.

Vaak worden mensen defensief en gestresst tijdens moeilijke gesprekken. Het hebben van duidelijke voorbeelden en redenen voor je ongemak is daarom belangrijk. De eigenaar van de drukkerij kan eventueel fouten ontkennen, tenzij je hem er duidelijk op kunt wijzen. Gewoon zeggen: 'Je hebt het fout!' laat te veel dingen in het midden. Je moet voorbeelden kunnen gebruiken.

Blijf bewust van jezelf.

Vaak hopen onze ergenissen zich op. We beginnen geïrriteerd door een klein ding en vinden uiteindelijk alles verschrikkelijk. Voordat je plannen maakt om iemand te confronteren en om veranderingen te vragen, moet je er zeker van zijn dat je niet zelf een deel van het probleem bent. Het is belangrijk om jezelf vragen te stellen.

- Is dit het soort ding dat andere mensen ook zou irriteren?

- Is er iets veranderd?

- Waarom irriteert dit je nu, en niet al eerder?

- Maak je aannames over de persoon met wie je moet praten?

- Ben je bozer dan je zou moeten zijn? Ben je emotioneel?

- Heb je zelf bijgedragen aan het probleem? Kan iets dat je zei verkeerd geïnterpreteerd zijn?

- Maakt dit probleem je boos door iets uit het verleden?

Ik probeer niet te zeggen dat je het mis hebt. Of dat het probleem op de een of andere manier jouw schuld moet zijn. Maar het is altijd de moeite waard om een ​​probleem in een bredere context te bekijken. Het maakt je meer empathisch, opener voor feedback en meer bewust van je eigen acties.

Als je deze dingen in gedachten hebt, kan je de richting van een gesprek volledig veranderen. Je kunt iets beschuldigends en ongemakkelijks in een positieve stap naar voren veranderen.

Creëer je ideale scenario.

Voordat je verder gaat, moet je precies weten wat je wilt laten gebeuren. Misschien kan je rokende collega haar sigaretten voortaan buiten aansteken, in plaats van voordat ze de deur uitloopt. Misschien kan jouw drukkerij je een terugbetaling geven van de beschadigde goederen of een korting in de toekomst. Misschien moet iemand die niet presteert gewoon worden losgelaten.

Het heeft geen zin om een ​​vergadering te houden, tenzij je een voorstel in gedachten hebt. En het heeft geen zin om de persoon met wie je praat te vragen wat zij denken dat er zou moeten gebeuren. Als ze gestresst, boos of overstuur zijn, zullen ze je waarschijnlijk niet van je droomoplossing gaan voorzien.

Noteer in plaats daarvan enkele oplossingen die bij jou passen. Dan kun je zelf vragen welke het beste bij hen past.

Het is ook een goed idee om in gedachten te houden welke scenario's je niet leuk vindt. Beeld je alle dingen in die tijdens je gesprek zouden kunnen gebeuren. Vervolgens kan je manieren bedenken om de dingen die je wilt vermijden te minimaliseren.

Als je bijvoorbeeld wilt dat iemand zijn gedrag verandert, maar ze wel aan boord wil houden, moet je ervoor zorgen dat je niet boos overkomt. Het is nooit een goed idee om meteen banden te verbreken, dus probeer je relaties intact te houden.

Kies de juiste plaats.

Na een moeilijk gesprek gaat het niet alleen om wat er wordt gezegd; het gaat ook over waar het wordt gezegd. Een gesprek met iemand in de buurt van anderen kan voor hen gênant zijn. Als je een kantoor hebt, kan hen ernaartoe slepen de machtsbalans te veel uitvergroten.

In het ideale geval wil je een neutrale ruimte vinden. Dit kan een stille koffietent zijn of een aparte vergaderruimte.

Natuurlijk worden veel zaken online gedaan. Als je online met iemand moet chatten, moet je een persoonlijk gesprek plannen met een programma zoals Skype. Telefoontjes zijn niet zo effectief, en onpersoonlijke SMSjes en e-mails moet je al helemaal niet willen gebruiken.

Het is ook het beste om vergaderingen vroeg op de dag te plannen. Anders worden jullie allebei gestrest door de tijd dat het kost om te praten.

Voordat je plannen maakt om iemand te confronteren en om veranderingen te vragen, moet je er zeker van zijn dat je niet zelf een deel van het probleem bent. Het is belangrijk om jezelf vragen te stellen.

    Klik om te Tweeten

Ga meteen ter zake.

De beste manier om een ​​effectief gesprek te hebben, is door meteen ter zake te gaan. Vijf minuten vooraf kletsen over koetjes en kalfjes zal het onvermijdelijke alleen maar uitstellen en het zal niet het ijs breken.

Probeer de persoon waarmee je ontmoet ook niet te verassen met je aanmerkingen. Iemand vertellen dat je graag zou willen afspreken voor een gezellig kopje koffie, wanneer dat niet het geval is, is zowel onprofessioneel als onvriendelijk.

Een ander ding dat je zou moeten vermijden is om hen te ondervragen. Uitspraken als 'waarom denk je dat ik je hierheen heb laten komen' zullen waarschijnlijk geen bruikbare antwoorden opleveren. Ze veroorzaken alleen paniek of ergernis en kunnen soms zelfs woede veroorzaken; precies het tegenovergestelde van wat nodig is om een ​​conflict op te lossen.

Waarschuw ze vantevoren dat je met ze wilt praten, samen met waar en wanneer. Laat ze meteen weten waarom. Je kan bijvoorbeeld zeggen: 'Hé, kan je mij morgen om 10 uur ontmoeten in Café Loma? Ik wilde een praatje maken over het werk dat je hebt gedaan.' Of je zou kunnen zeggen: "Hé, zou je mij morgen even kunnen Skypen rond één uur? Ik wil graag mijn laatste bestelling bespreken '.

Op die manier hebben ze een idee van wat er gaat komen en kunnen ze zichzelf voorbereiden. Het kan hen ook enige tijd geven om na te denken en te beseffen dat ze een vergissing hebben gemaakt voordat ze al met je hebben gesproken.

Als je eenmaal praat, zet je gedachten dan duidelijk en beknopt uiteen. Haal geen ongerelateerde of onnodige dingen erbij en blijf bij wat je nodig hebt om het eenvoudig te zeggen.

Dat gezegd hebbende, sta stiltes toe. De kans bestaat dat de persoon met wie je praat even moet nadenken. Laat ze dit doen. Als ze sarcastisch worden of gaan vloeken, benoem dit dan en kopieer ze niet. Blijf kalm en zeg iets als 'Ik begrijp niet wat je nu probeert te zeggen'.

Wees consistent.

Het ergste wat je kan doen na een moeilijk gesprek is doen alsof het nooit is gebeurd. Of om de persoon te negeren waarmee je hebt gesproken.

Dit is vooral het geval als je iemand moet ontslaan, maar ze moeten nog wel werk doen voordat ze weggaan. Als je ze negeert, kunnen ze zich ongemakkelijk gaan voelen. In plaats daarvan kan je beter de situatie erkennen en professioneel blijven.

Als je tijdens een gesprek plannen opstelt, volg ze dan ook. Ontmoet de persoon met wie je hebt gesproken opnieuw om te kijken hoe de zaken ervoor staan.

En, belangrijker nog, zorg ervoor dat je voor iedereen dezelfde regels hebt. Vraag niet één persoon om te veranderen als twee anderen hetzelfde gedrag vertonen. Wees consistent in je benadering van de mensen met wie je werkt en waarmee je samenwerkt en zij zullen je ervoor respecteren.

Zorg ervoor dat je voor iedereen dezelfde regels hebt. Vraag niet één persoon om te veranderen als twee anderen hetzelfde gedrag vertonen. Wees consistent in je benadering van de mensen met wie je werkt en waarmee je samenwerkt en zij zullen je ervoor respecteren.

    Klik om te Tweeten

Steek je hoofd niet onder het zand.

Soms zijn gesprekken moeilijk om te hebben. Maar de kosten om problemen niet op te lossen, zijn niet alleen financieel; het is stress, angst en onnodig werk. Wees duidelijk, open, eerlijk en standvastig en probeer de boel kort te houden.

Een gesprek niet hebben kan nog stressvoller zijn dan het gesprek zelf. Dus ga die vergadering plannen, en veel succes!

Lena Klein

Breng je shop tot leven met ShopFactory.
ShopFactory is de makkelijke manier om een mobielvriendelijke webwinkel te maken.


Mobiele weergave