Webwinkel software voor MKB

Hoe je uitstelgedrag kunt voorkomen en de productiviteit kunt verbeteren

Worstel je met uitstelgedrag? Heb je het gevoel dat je de hele dag alleen maar werkt, maar zonder vooruitgang? Als je moeite hebt om dingen bij te houden, helpen deze zes stappen je om de controle terug te krijgen.

uitstelgedrag aanpakken

Stel Doelen

De eerste stap om je tijd goed te beheren, is het stellen van doelen. Zonder doelen kun je er nooit zeker van zijn dat je bezig en productief bent.

Het is goed en wel om te herkennen dat je hebt geprobeerd dingen uit te stellen, maar weet je wel precies wat je zou moeten doen? Het hebben van een duidelijk doel voor ogen houdt je gemotiveerd en op je taak gericht.

Hier zijn mijn top drie tips voor het stellen van doelen:

  1.  Ze moeten SMART zijn. Dat betekent dat ze Specifiek, Meetbaar, Afwerkbaar, Realistisch en Tijdig moeten zijn. Zorg ervoor dat ze niet vaag zijn en dat het mogelijk is om een ​​duidelijk pad naar ze te creëren. Een SMART-doel kan bijvoorbeeld zijn: 'Deze maand wil ik tien sales maken aan nieuwe klanten.'
  2. Vermijd het stellen van doelen die kunnen leiden tot onnodig werk. Soms kan het organiseren van je week in tijdblokken zeer effectief zijn. Soms kan dit ertoe leiden dat je taken ophaalt of contraproductief werkt. Dit is een val waar veel ondernemers in terecht kunnen komen. Stel jezelf bijvoorbeeld een doel: 'drie uur per week onderzoek doen'. Dit lijkt misschien een goed idee, maar je hebt misschien geen drie uur werk aan onderzoek per week nodig. Zorg ervoor dat al je doelen productief zijn.
  3. Je doelen moeten je uitdagen, maar ze moeten niet onmogelijk zijn. Het punt van hen is om je uit te rekken! Het is ook belangrijk om te voorkomen dat je je doelen te laag stelt, anders bereik je ze zonder enige moeite.

Zodra je je doelen hebt ingesteld, kan je vaststellen of je effectief bezig bent om ze te halen. Als het gaat om het beheren van je tijd, helpen korte termijn doelen die bijdragen aan het op koers houden van je grotere doel.

Ontdek hoe je je tijd besteed

Als je betere tijdmanagementvaardigheden wilt ontwikkelen, moet je beginnen met het opnemen van hoe je je tijd doorbrengt. Je moet dus elke minuut van de dag gedurende minstens twee dagen documenteren wat je allemaal doet.

Je kan dit eenvoudig doen door een stuk papier of een notitiefunctie op je telefoon te gebruiken. Zodra je een overzicht hebt van wat je dagelijks doet, kan je beginnen met na te gaan hoeveel tijd taken je kosten.

Om dit te laten werken, moet je alles noteren; van tijd besteed aan eten tot het beantwoorden van e-mails. Dit werkt niet tenzij je eerlijk tegen jezelf bent: maak je werkdag dag zo gewoon mogelijk. Probeer niet efficiënter te werken dan gewoonlijk; het zal alleen het oplossen van je problemen lastiger maken.

Je hoeft niet dezelfde uren te werken als alle anderen! Sommige mensen zullen vroeg in de dag productief zijn en anderen later. Ontdek in welk deel van de dag jij het beste werkt en plan vervolgens jouw belangrijkste taken voor die tijd in.

    Klik om te tweeten

Ga na welke taken te lang duren

Kijk nog eens goed naar je doelen en bekijk vervolgens hoe je je tijd doorbrengt. Door je dag op te nemen, kan je duidelijk zien waar tijd wordt verspild.

Hoeveel van het werk dat je momenteel doet draagt ​​actief bij aan je doelen? Hoeveel werk kan worden gedelegeerd of anders worden gedaan? Het punt van het loggen van je dag is om je te helpen identificeren waar tijd wordt verspild. Van daaruit kan je bewust beginnen met het aanbrengen van wijzigingen.

Drie productiviteitssystemen

De volgende stap is om een ​​lijst te maken van welke taken essentieel zijn en waar je op zou kunnen besparen. Deze houden je op het goede spoor, minimaliseren uitstelgedrag en helpen je om slimmer te werken. Er zijn eindeloze tijdmanagementsystemen, dus je zal iets vinden dat bij je past.

Als je eenmaal een systeem hebt gekozen, houd je er dan aan. Hier zijn drie populaire systemen om je op weg te helpen met nadenken over wat voor jou zou kunnen werken.

- De 80/20 regel

In 1896 realiseerde Vilfredo Pareto dat ongeveer 80% van het land in Italië eigendom was van 20% van de bevolking. Het zette hem ertoe aan een onderzoek te starten om aan te tonen dat 80% van de resultaten wordt veroorzaakt door 20% van de acties. In de loop van de tijd is dit een bekende bedrijfsregel geworden; dat 80% van de omzet afkomstig is van 20% van uw klanten.

Dit is wiskundig en empirisch ondersteund, zowel in de natuur als in het bedrijfsleven. Er zit dus echt iets achter!

Nadat je je dag hebt geregistreerd en je doelen hebt ingesteld, kan je vaststellen wat jouw 20% is. Welk deel van je werk levert je het meeste rendement op? Welk product verkoopt het meest? Het Paretoprincipe, of de 80/20-regel, suggereert dat je je moet concentreren op die 20% en je andere werk moet minimaliseren. Dit kan je enorme hoeveelheden tijd besparen, zonder al te veel winst te verliezen.

Als je moeite hebt om je tijd te beheren omdat je het gewoon te druk hebt, kan het Paretoprincipe je helpen.

- Het POSEC-plan

POSEC staat voor "Prioritizing by Organizing, Streamlining, Economizing and Contributing". Ik heb deze vijf stappen hieronder uitgelegd:

- Prioritize: Dit betekent dat je je doelen eerst plaatst en je focus daarop houdt. Snijd onnodig werk en afleidingen weg.

- Organize: wat zijn de dingen die je nodig hebt om succesvol te zijn? Welke routinetaken moet je voltooien? Hierbij horen belangrijker taken zoals tijd doorbrengen met je familie en belastingaangifte doen. Organiseer ze in je schema.

- Streamline: Misschien wil je de afwas niet doen, maar niemand anders zal het doen. Stroomlijn alle taken die je niet wilt, maar wel moet doen. Maak deze zo snel mogelijk af. Geen uitstel, geen tijdverspilling. Dan ben je er maar vanaf.

- Economize: Wat zijn de dingen die je graag zou willen doen die niet zo urgent zijn? Bezuinigen betekent dat je je sociale leven en hobby's moet verminderen om je werk gedaan te krijgen. Dit kan inhouden dat je misschien maar één keer per week een kopje koffie met vrienden kan pakken in plaats van twee keer.

- Contribute: Welke sociale verplichtingen heb je? Welke essentiële taken moet je doen voor jouw gemeenschap en bedrijf? Contribute betekent verbinding maken met je community en het reageren op klanten.

POSEC heeft alles te maken met het opsplitsen van je taken in drie groepen. Het helpt je te beslissen welke taken het eerst moeten worden gedaan, welke moeten worden ingekort en welke moeten worden versneld.

- De Pomodoro-techniek

De Pomodoro-techniek is een relatief nieuwe methode voor tijdbeheer. Hij werd uitgevonden door Francesco Cirillo in de jaren 80. Hij had een tomatenvormige kookwekker als student en toen hij die begon te gebruiken als een studiemiddel, vond hij een gouden oplossing. Pomodoro betekent daarom tomaat, en de Pomodoro-techniek is ontworpen om zo gemakkelijk mogelijk te volgen te zijn.

Als je geïnteresseerd bent, pak een stuk papier, een potlood en een timer, en volg deze stappen:

  1. Bepaal wat je volgende taak zal zijn. Wat moet je doen?
  2. Stel je timer in op 25 minuten.
  3. Terwijl je timer afloopt, werk je aan je taak.
  4. Wanneer de timer afgaat en de 25 minuten voorbij zijn, plaats je een vinkje op het vel papier.
  5. Als je minder dan vier vinkjes hebt, neem dan een kleine pauze (3-5 minuten) en reset je timer.
  6. Als je vier vinkjes hebt, neem dan een langere pauze (15-30 minuten). Stel vervolgens je timer opnieuw in en begin overnieuw met vinkjes zetten.

Wanneer je een interval van 25 minuten afmaakt, of een 'Pomodoro', dan noteer je wat je hebt voltooid. Het proces van het opschrijven van je voltooide taken geeft je een gevoel van voldoening. Je kan ook de gegevens die je verzamelt gebruiken om je dagelijkse taken te noteren.

Wanneer werkt het voor jou?

Sommige systemen zullen je helpen, en anderen zullen je gewoon afleiden. Een belangrijk onderdeel van het verbeteren van je tijdmanagement is leren wat voor jou werkt.

Het is ook noemenswaardig dat je niet dezelfde uren hoeft te werken als alle anderen! Sommige mensen zullen vroeg in de dag productief zijn en anderen later. Ontdek tijdens welk onderdeel van de dag jij het beste werkt en plan vervolgens je belangrijkste taken voor die tijd in.

Eén stap tegelijk

Als het gaat om het verhogen van de productiviteit, kan het verleidelijk zijn om maanden vooruit te plannen. Overmatige planning helpt echter eigenlijk nooit. Stel in plaats daarvan je plan voor elke dag in de ochtend in. Op die manier kun je rekening houden met de lessen die je de dag ervoor hebt geleerd.

Door je te concentreren op het heden blijf je betrokken. Voorkom overplanning en neem de dingen zoals ze komen.

Door doelen te stellen, je tijd te registreren en onnodige taken te verwijderen, kan je veel tijd besparen. Om je werkdag productief te houden, helpt een tijdmanagementsysteem je op het juiste pad te blijven.

Maar als je nog steeds moeite hebt om alle taken die je hebt af te maken, bekijk dan ons 'Hoe je je doelen behaalt, zelfs als je het druk hebt' artikel.

Welke methode heeft het beste voor jou gewerkt?

- Lena Klein

Breng je shop tot leven met ShopFactory.
ShopFactory is de makkelijke manier om een mobielvriendelijke webwinkel te maken.

Mobiele weergave